Περιεχόμενο
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να θεωρείται ως μορφή ανεπίσημης επικοινωνίας. Ακόμη και στην εργασία, οι άνθρωποι συχνά παραλείπουν χαιρετισμούς, κλείσιμο και ορθογραφία. Ωστόσο, δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει αντικαταστήσει ως επί το πλείστον υπομνήματα και αποτελεί την κύρια μορφή επικοινωνίας των επιχειρήσεων, η κατάλληλη εθιμοτυπία και μορφή είναι σημαντική τόσο για τη σαφήνεια όσο και για το σεβασμό προς τους υπόλοιπους υπαλλήλους.
Χαιρετισμούς και κλείσιμο
Τα χαιρετισμούς και τα κλεισίματα εξαρτώνται από τον τύπο της σχέσης που έχετε με τον παραλήπτη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Στο πρώτο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας με ένα άτομο, ξεκινήστε με "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από το όνομά του. Συνήθως είναι φυσικό να χρησιμοποιείτε το όνομα εκτός αν η επιχείρησή σας είναι πολύ επίσημη. Μόλις η σχέση έχει ήδη καθιερωθεί, μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε το όνομα του ατόμου ή πιο ανεπίσημες χαιρετισμούς όπως "Hi" ή "Hello", ακολουθούμενη από το όνομα του παραλήπτη.
Κατά την αποστολή μηνυμάτων σε μια ομάδα, χρησιμοποιείτε πάντα "Αγαπητέ", επειδή τα μηνύματα που αποστέλλονται σε πολλούς παραλήπτες τείνουν να είναι πιο επίσημα. Μην χρησιμοποιείτε φιλοφρονήσεις όπως "Καλημέρα" ή "Καλησπέρα". Όταν ο παραλήπτης διαβάζει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να είναι μια άλλη ώρα της ημέρας.
Τα κλεισίματα ακολουθούν τους ίδιους κανόνες με τους χαιρετισμούς. Στο πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε ένα πιο επίσημο κλείσιμο, όπως "Καλώς ήλθατε" ή "Καλώς ήλθατε". Μόλις έχετε ήδη ανταλλάξει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το κλείσιμο δεν είναι απαραίτητο, αλλά πάντοτε να συμπεριλαμβάνετε το όνομά σας ως την υπογραφή σας.
Άλλες συλλογές
Πριν από τη συμμόρφωση, το θέμα είναι η πρώτη πληροφορία που θα διαβάσει ο παραλήπτης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει νόημα, σαφή και σύντομη, ώστε το άτομο να κατανοεί το περιεχόμενο του μηνύματος και να δίνει τη σωστή προτεραιότητα.
Με την εμφάνιση των φορητών ηλεκτρονικών συσκευών, πολλοί υπάλληλοι έπεσαν στη συνήθεια να βάζουν το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο θέμα, θεωρώντας ότι αυτό θα ήταν πιο βολικό για τον παραλήπτη. Ωστόσο, αυτός ο τύπος μορφοποίησης φαίνεται απότομος και αγενής.
Μορφοποίηση
Χρησιμοποιήστε σωστή ορθογραφία, στίξη και κεφαλαία γράμματα. Η φροντίδα της επιτυχίας του ορθογραφικού ελέγχου και της διόρθωσης των τυπογραφιών δείχνει το σεβασμό προς τους συναδέλφους. Ένα κατακερματισμένο κόμμα μπορεί να αλλάξει την έννοια μιας φράσης. Λάβετε υπόψη ότι οι συνάδελφοί σας δεν μπορούν να διαβάσουν το μυαλό σας, οπότε κάνετε τις παραπομπές σαφείς ("Συνεργαστείτε μαζί του σε αυτό το έργο" - ποιος είναι "αυτός" και "ποιο έργο";).
Ποτέ μην γράφετε με κεφαλαία γράμματα. Γράφοντας σε κεφάλαιο, ας δείξουμε ότι σκαρφαλώνεις με το Σωματείο.
Γράψτε μικρές και αντικειμενικές παραγράφους. Να είστε φιλικοί, αλλά αν δεν έχετε στενή σχέση, αποφύγετε αστεία και σαρκασμό, τα οποία συχνά παρεξηγούνται από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Τέλος, να απαλλαγείτε από τα emoticons.
Εκπαίδευση
Μια πρόσφατη μελέτη στο "Journal of Computer-Mediated Communication" έδειξε ότι εκείνοι που στέλνουν εκπαιδευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θεωρούνται πιο φιλικοί προς το χρήστη και εύκολοι από τον αποστολέα αγενών ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Περισσότερο από αυτό, οι παραλήπτες εκπαιδευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν πιο πρόθυμοι να συνεργαστούν με τους αποστολείς τους.
Μπορείτε να δείξετε καλή εκπαίδευση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον ίδιο τρόπο όπως στην πραγματική ζωή. Χρησιμοποιήστε "παρακαλώ" και "ευχαριστώ" όταν τοποθετείτε μια παραγγελία.
Και πάλι, χρησιμοποιώντας το χρόνο σας για να βεβαιωθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι γραμματικά σωστό δείχνει σεβασμό στους συναδέλφους σας. Η παραμέληση αυτού του μέρους υπονοεί ότι ο χρόνος σας είναι πιο σημαντικός από τον δικό του.