Πώς να γράψετε ένα επίσημο σημείωμα με το κλείσιμο και τα αρχικά

Περιεχόμενο

• Οδηγίες
• Πώς
• Ανακοίνωση
• Τι χρειάζεστε

Η σύνταξη ενός επίσημου σημειώματος είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας μέσα σε μια εταιρεία. Γράψτε το σημείωμα με μια έγκυρη φωνή, αλλά θέλετε να ενημερώσετε παρά να εκφοβήσετε τον αναγνώστη. Οι πρόσθετες πληροφορίες που περιέχονται στο μνημόνιο είναι γνωστές ως συνημμένα, και τα περιβλήματα συνήθως περιλαμβάνονται στο γράμμα. Ένα επίσημο σημείωμα περιλαμβάνει συγκεκριμένα τμήματα και τα αρχικά του συγγραφέα και βοηθού στο τέλος. Ενώ τα περισσότερα σημειώματα είναι μίας ή λιγότερων σελίδων, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια συνοπτική παράγραφο στο τέλος αν έχετε περισσότερες από μία σελίδες.

Οδηγίες

Ένα επίσημο σημείωμα ακολουθεί μια συγκεκριμένη μορφή (Υπενθύμιση εικόνας από firelover123 από Fotolia.com)

1. Στην αρχή του σημειώματος συμπεριλάβετε τα τμήματα "Για", "Από" και "Θέμα". Εάν πρόκειται να συμπεριλάβετε συνημμένα, αποφασίστε ποιος πρέπει να λάβει αυτά τα συνημμένα και όποιος χρειάζεται μόνο ένα αντίγραφο του σημειώματος, ενημερώστε όλους για τις πληροφορίες και τα συνημμένα που έχουν διανεμηθεί (για παράδειγμα, το άτομο που δημιούργησε το συνημμένο δεν χρειάζεται να το λάβει, αυτό). Συμπεριλάβετε το όνομα του καθενός που θα λάβει το έγγραφο στην κεφαλίδα "Προς". Συμπεριλάβετε ποιον θέλετε να αντιγράψετε στο "CC" στο τέλος του υπομνήματος. Μερικοί άνθρωποι ενδέχεται να λάβουν το έγγραφο ιδιωτικά, προστιθέμενοι ως "κρυφό αντίγραφο". Θα λάβουν ένα αντίγραφο του σημειώματος, αλλά δεν θα αναγράφονται στο "Για" ή στο "CC".

   
   

2. Γράψτε το σώμα σημείων σαφώς και συνοπτικά. Χρησιμοποιήστε απλή και επίσημη γλώσσα, αλλά κρατήστε το σημείωμα μακριά από έναν εκφοβιστικό ή υποτιμητικό τόνο. Τα μεγαλύτερα έγγραφα θα πρέπει να περιέχουν αρκετές παραγράφους για να διευκολύνουν την ανάγνωσή τους.

3. Συμπληρώστε το σημείωμα με τα αρχικά του συγγραφέα ακολουθούμενο από τα αρχικά του βοηθού μετά από μια κάθετο ("XX / aa"). Τα αρχικά του συγγραφέα πρέπει να είναι με κεφαλαία γράμματα και τα κεφαλαία του βοηθού με πεζά γράμματα. Δύο γραμμές παρακάτω πρέπει να διαβάζουν τη λέξη "Συνημμένα (x)" με τον αριθμό των συνημμένων που περιλαμβάνονται μεταξύ των παρενθέσεων. Στη συνέχεια, απαριθμήστε τους ανθρώπους που θέλετε να λάβουν ένα αντίγραφο, σε μορφή λίστας. Εκείνοι που θα λάβουν με κρυφό αντίγραφο πρέπει να είναι χειρόγραφο στα αντίγραφά τους. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε το "CCO" έτσι ώστε να γνωρίζουν ότι αντιγράφηκε ανώνυμα. Ο συντάκτης του σημειώματος πρέπει να είναι ο πρώτος στην ενότητα "Από".

   
   

Πώς

• Κρατήστε ένα ή δύο επιπλέον αντίγραφα του σημειώματος σε ένα αρχείο με τα συνημμένα σε περίπτωση που κάποιος πρέπει να προστεθεί στη λίστα διανομής.
• Ελέγξτε το σημείωμα για τυπογραφικά λάθη που δεν εντοπίζουν οι ελεγκτές ορθογραφίας.
• Τα περισσότερα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου περιλαμβάνουν ένα πρότυπο σημείωσης αν η εταιρεία σας δεν έχει καθορίσει ένα για χρήση.

Ανακοίνωση

• Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλους τους παραλήπτες στην ενότητα "Προς" της σημείωσης.
• Τα σημειώματα θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για εσωτερικές επικοινωνίες της εταιρείας. Η επικοινωνία με προμηθευτές ή πελάτες πρέπει να είναι γραμμένη σε μορφή επιστολών.

Τι χρειάζεστε

• Συνημμένα στο μνημόνιο (εάν είναι απαραίτητο)