Περιεχόμενο
- Διαπροσωπικές δεξιότητες
- Δεξιότητες διαχείρισης χρόνου
- Γνώση των ειδών γραφείου
- Υπολογιστικές δεξιότητες
- Δεξιότητες γραφής
Οι βοηθοί διοίκησης εργάζονται γενικά για να διασφαλίσουν ότι το γραφείο λειτουργεί βέλτιστα. Οι περισσότερες εταιρείες προτιμούν διοικητικούς βοηθούς με τουλάχιστον εκπαίδευση γυμνασίου, δύο ή περισσότερα χρόνια στο κολέγιο και εμπειρία εργασίας σε ένα γραφείο. Μπορούν να βοηθήσουν κάποιον συγκεκριμένα ή να βοηθήσουν ολόκληρη την ομάδα. Ένας διοικητικός βοηθός πρέπει να έχει πολλές δεξιότητες και ικανότητες για να εκτελέσει τον ρόλο του αποτελεσματικά.
Διαπροσωπικές δεξιότητες
Ένας βοηθός διαχείρισης μπορεί να αναφέρει σε περισσότερα από ένα άτομα. Επιπλέον, κάθε επόπτης μπορεί να έχει διαφορετικούς στόχους και στόχους για αυτόν. Επομένως, θα πρέπει να είστε σε θέση να συνεργαστείτε με όλους τους επόπτες, για να βεβαιωθείτε ότι πληρούνται όλες οι επιθυμητές ή / και ζητούμενες εργασίες ή αποστολές. Στο πλαίσιο των καθηκόντων του, ένας διοικητικός βοηθός (διασφαλίζοντας ότι το γραφείο λειτουργεί αποτελεσματικά) πρέπει να βοηθήσει τους συναδέλφους του συνεργαζόμενοι και εργαζόμενοι ομαδικά.
Δεξιότητες διαχείρισης χρόνου
Οι διοικητικοί βοηθοί πρέπει να είναι σε θέση να δώσουν προτεραιότητα στο χρόνο κατά την εργασία. Σε μια μέρα, πρέπει να εκτελέσουν έναν μακρύ κατάλογο εργασιών και να διασφαλίσουν ότι ο καθένας θα έχει ολοκληρωθεί εντός της προγραμματισμένης προθεσμίας.
Γνώση των ειδών γραφείου
Η γνώση του εξοπλισμού και των υλικών εργασίας, όπως τα μηχανήματα φαξ, είναι ζωτικής σημασίας για οποιονδήποτε βοηθό διαχειριστή. Πρέπει να ξέρει πώς να χειρίζεται το τηλεφωνικό σύστημα με πολλαπλές γραμμές ή / και επεκτάσεις. Επιπλέον, πρέπει να γνωρίζετε πώς λειτουργεί το μηχάνημα αντιγραφής και ακόμη και πώς να το διορθώσετε όταν είναι απαραίτητο.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Τα περισσότερα γραφεία βασίζονται στη λειτουργικότητα του συστήματος υπολογιστή. Επομένως, ένας βοηθός διαχείρισης πρέπει να έχει τη δυνατότητα να κατανοεί τον τρόπο λειτουργίας των υπολογιστών. Επιπλέον, θα πρέπει να είναι σε θέση να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να κάνει έρευνα στο Διαδίκτυο, να μπορεί να δημιουργεί υπολογιστικά φύλλα, να σαρώνει έγγραφα και ακόμη και να διδάσκει άλλους συναδέλφους για τη βασική λειτουργικότητα του υπολογιστή.
Δεξιότητες γραφής
Πολλοί διοικητικοί βοηθοί βοηθούν τον επόπτη στη σύνταξη εγγράφων. Για παράδειγμα, ένας επόπτης μπορεί να υπαγορεύσει ένα έγγραφο και να ζητήσει από τον βοηθό να εξετάσει πιθανά τυπογραφικά λάθη ή γραμματικά ζητήματα. Έτσι, ένας βοηθός διαχείρισης πρέπει να γνωρίζει πώς να παράγει επιχειρηματικές επιστολές. Μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσει με έναν πωλητή για να διασφαλίσει ότι όλα τα αντικείμενα παραδίδονται εγκαίρως και σωστά στις προδιαγραφές.